Меню
Главная - Полезная информация - Авансовый отчет в бюджете образец заполнения 2018

Авансовый отчет в бюджете образец заполнения 2018

  • Важное в статье:
  • Зачем нужен авансовый отчет
  • Как заполнить авансовый отчет
  • Образец заполнения авансового отчета
  • Составить персональный календарь бухгалтера онлайн

  • Готовые шаблоны с ответами по горячим следам камеральных проверок

  • Бесплатно скачать бланк авансового отчета в формате Excel

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет – это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами.

Как правило, наличные деньги работникам выдают на командировки, хозяйственные нужды (покупка канцелярских товаров, ГСМ), оплату услуг сторонних компаний.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги.

Далее в самой последней строке «Итого» подводится общий итог суммы по всем документам, и ниже подотчетник ставит свою подпись.

Бухгалтер при проверке смотрит на документы и обоснованность расходов, и в графы 7 и 8 заносит сумму, принимаемую по документу к учету. В графу 9 вписывается счет бухучета, на который относятся затраты.

Общие сведения из этих трех граф после полной проверки переносятся на лицевую часть документа.

Что если нет подтверждающих документов

Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.

Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены.

Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник.

Вниманиеattention
В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций.


Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей.

В документе оставьте все обязательные для «первички» реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (письмо Минфина от 08.07.2011 № 03-03-06/1/414). В документ можно добавить дополнительные строки. Готовый вариант удобного бланка закрепите в учетной политике.

Важно

Авансовый отчет можно составить в электронном виде

Минфин разрешает оформлять электронные отчеты, заверенные цифровой подписью.
Если у компании есть необходимое для этого программное обеспечение, то такие отчеты можно использовать в работе (письмо от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).

Третье правило — подпишите отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. В случае отсутствия подписей документ признается недействительным.


Соответственно компания не вправе принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения.

Инфоinfo
Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15.


Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету.
В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Важноimportant
Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

К ним относятся:

  • Товарные чеки с приложением к ним чеков ККТ. Допускается использовать эти документов без ККТ, если предприятие, оформившее их работает на вмененке.

При этом в товарном чеке обязательно должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты, позволяющие идентифицировать поставщика.
  • Квитанции к приходным кассовым ордерам вместе с чеками. В этом случае также необходимы либо накладная, либо акт на работу или услугу.
  • В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

    После проверки правильного оформления документов и расходования денег, бухгалтер на оборотной стороне заполняет графы 7-8, где указывает суммы расходов, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

    Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета.

    На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

    Далее будут использованы счета:

    • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
    • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • 51 – «расчетный счет»;
    • 50 – «касса»;
    • 94 – «недостачи и потери предприятия».

    Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

    • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
    • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51.

    Графа «Бухгалтерская запись» заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

    После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение.
    После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

    В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании приходного кассового ордера.

    При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть.

    Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.

    • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
    • Бланки строгой отчетности.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *